Specjalista/Specjalistka ds. obsługi kancelaryjnej

Centrum Myśli Jana Pawła II to warszawska instytucja kultury, której zadaniem jest stawianie pytań o kondycję etyczną człowieka w odniesieniu do uniwersalnych wartości: dobra, prawdy
i piękna, a także wolności, solidarności i dialogu.

Centrum działa w obszarze kultury, nauki, edukacji oraz budowania zaangażowanego i odpowiedzialnego społeczeństwa. W działaniach programowych Centrum Myśli Jana Pawła II korzysta z intelektualnego, duchowego i kulturowego dziedzictwa Karola Wojtyły – Jana Pawła II, wskazując na jego uniwersalny wymiar. Od 2005 roku Centrum Myśli Jana Pawła II jest operatorem stypendiów m.st. Warszawy im. Jana Pawła II dla uczniów i studentów, organizatorem projektów takich, jak Festiwal Nowe Epifanie, Miasto Dialogu oraz inicjatorem i właścicielem multimedialnego portalu JP2online.pl stanowiącego pierwsze, kompleksowe źródło wiedzy o papieżu w Polsce i na świecie.

W związku z wdrażaniem w naszej instytucji Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją (EZD) do Działu Administracji poszukujemy osoby na stanowisko: Specjalisty/Specjalistki ds. obsługi kancelaryjnej, która będzie odpowiedzialna za:

• udział we wdrażaniu systemu EZD w Centrum, w tym tworzenie szablonów dokumentów;
• bieżącą obsługę kancelarii, w tym w systemie EZD;
• obsługę wyposażenia kancelaryjnego (urządzenie wielofunkcyjne, drukarka i skaner kodów kreskowych, komputer);
• udzielanie wsparcia merytorycznego użytkownikom systemu;
• obsługę elektronicznej skrzynki podawczej ePUAP (w przyszłości e-Doręczenia);
• przygotowywanie do wysyłki i nadawanie korespondencji wychodzącej w formie papierowej;
• obsługę składu chronologicznego, w tym wprowadzanie dokumentów do składu, wypożyczanie dokumentów;
• generowanie raportów z systemu EZD zgodnie z zapotrzebowaniem przełożonych;
• współpracę z archiwum zakładowym w zakresie archiwizacji zawartości składu chronologicznego;
• współpracę przy tworzeniu i prowadzeniu rejestrów dokumentów w ramach systemu EZD.

 Do Twoich głównych zadań będzie należeć:

• przyjmowanie korespondencji papierowej i elektronicznej, skanowanie, rejestracja, opisywanie oraz przekazywanie pism przychodzących w systemie EZD;
• ewidencjonowanie przesyłek kurierskich i pocztowych oraz ich rozliczanie z podziałem na poszczególne komórki organizacyjne;
• rejestracja w systemie EZD przesyłek wychodzących;
• prowadzenie składów chronologicznych: wypożyczenie, wycofywanie dokumentów ze składów chronologicznych, porządkowanie składów oraz przekazywanie ich do archiwum zakładowego;
• bieżąca współpraca z administratorami EZD w zakresie właściwej implementacji w EZD JRWA i procesów kancelaryjnych wynikających z obowiązującej instrukcji kancelaryjnej;
• bieżący nadzór nad przestrzeganiem instrukcji kancelaryjnej i wykonywaniem czynności kancelaryjnych, w szczególności w zakresie doboru klas z JRWA oraz właściwego zakładania i prowadzenia spraw;
• udział w opracowywaniu wewnętrznych regulacji związanych z archiwizacją dokumentacji;
• udział w tworzeniu dokumentacji wynikającej z przepisów kancelaryjnych w zakresie zarządzania dokumentacją metodą tradycyjną i elektroniczną;
• inicjowanie i koordynowanie prac związanych z aktualizacją instrukcji kancelaryjnej i JRWA;
• informowanie przełożonego o istotnych nieprawidłowościach i problemach związanych z wykonywaniem czynności kancelaryjnych i dokumentowaniem przebiegu załatwiania spraw;
• zapewnienie wyposażenia Kancelarii w materiały pocztowe i artykuły biurowe;
• prowadzenie rejestrów Centrum;
• realizacja bieżących zadań zespołu.

Oczekujemy od Ciebie:

• wykształcenia minimum średniego, mile widziane wyższe;
• minimum rocznego doświadczenia w pracy na podobnym stanowisku (np. punkt kancelaryjny, sekretariat);
• teoretycznej i praktycznej znajomości zasad prowadzenia dziennika korespondencji przychodzącej i wychodzącej;
• bardzo dobrej umiejętności obsługi pakietu MS Office i urządzeń biurowych;
• kreatywności i pozytywnego nastawienia;
• łatwości w nawiązywaniu i podtrzymywaniu kontaktów;
• umiejętności pracy w zespole;
• obowiązkowości, umiejętności organizacji pracy własnej;
• uczciwości, samodzielności, odpowiedzialności, asertywności.

Atutem będzie:

• doświadczenie w pracy z systemem elektronicznego zarządzania korespondencją EZD;
• znajomość zasad kancelaryjnych oraz archiwalnych;
• swobodne poruszanie się w systemach teleinformatycznych.

Oferujemy:

• stabilne zatrudnienie w ramach umowy o pracę (pełny etat);
• wynagrodzenie: stałe miesięczne uzależnione od posiadanego doświadczenia oraz premia kwartalna;
• nagrody za wybitne osiągnięcia;
• możliwość skorzystania z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych;
• urokliwa lokalizacja biura – pracujemy w kamienicy artystycznej przy ul. Foksal.

Aplikacje zawierające CV oraz list motywacyjny prosimy nadsyłać do 15 września 2023 r. na adres: rekrutacjada@centrumjp2.pl z dopiskiem „administracja”. Z osobami wybranymi do dalszych etapów rekrutacji, skontaktujemy się do 30 września 2023 r.

Prosimy o umieszczenie klauzuli Wyrażam zgodę na przetwarzanie przez Centrum Myśli Jana Pawła II z siedzibą w Warszawie moich danych osobowych podanych w dokumentach rekrutacyjnych (np. CV, list motywacyjny) oraz zebranych podczas ewentualnej rozmowy kwalifikacyjnej do celów rekrutacji w obecnym procesie rekrutacyjnym. Mogę wycofać zgodę w każdym momencie poprzez adres mailowy: iod@centrumjp2.pl. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania przed wycofaniem zgody.