Logo Centrum Myśli Jana Pawła II

Specjalista/Specjalistka ds. obsługi kancelaryjnej

Zdjęcie biurka, na nim notes, ołówek, długopis, klawiatura laptopa, telefon i kubek z kawą.

Centrum Myśli Jana Pawła II to warszawska instytucja kultury, której zadaniem jest stawianie pytań o kondycję etyczną człowieka w odniesieniu do uniwersalnych wartości: dobra, prawdy
i piękna, a także wolności, solidarności i dialogu.

Centrum działa w obszarze kultury, nauki, edukacji oraz budowania zaangażowanego i odpowiedzialnego społeczeństwa. W działaniach programowych Centrum Myśli Jana Pawła II korzysta z intelektualnego, duchowego i kulturowego dziedzictwa Karola Wojtyły – Jana Pawła II, wskazując na jego uniwersalny wymiar. Od 2005 roku Centrum Myśli Jana Pawła II jest operatorem stypendiów m.st. Warszawy im. Jana Pawła II dla uczniów i studentów, organizatorem projektów takich, jak Festiwal Nowe Epifanie, Miasto Dialogu oraz inicjatorem i właścicielem multimedialnego portalu JP2online.pl stanowiącego pierwsze, kompleksowe źródło wiedzy o papieżu w Polsce i na świecie.

W związku z wdrażaniem w naszej instytucji Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją (EZD) do Działu Administracji poszukujemy osoby na stanowisko: Specjalisty/Specjalistki ds. obsługi kancelaryjnej, która będzie odpowiedzialna za:

  • udział we wdrażaniu systemu EZD w Centrum, w tym tworzenie szablonów dokumentów;
  • bieżącą obsługę kancelarii, w tym w systemie EZD;
  • obsługę wyposażenia kancelaryjnego (urządzenie wielofunkcyjne, drukarka i skaner kodów kreskowych, komputer);
  • udzielanie wsparcia merytorycznego użytkownikom systemu;
  • obsługę elektronicznej skrzynki podawczej ePUAP (w przyszłości e-Doręczenia);
  • przygotowywanie do wysyłki i nadawanie korespondencji wychodzącej w formie papierowej;
  • obsługę składu chronologicznego, w tym wprowadzanie dokumentów do składu, wypożyczanie dokumentów;
  • generowanie raportów z systemu EZD zgodnie z zapotrzebowaniem przełożonych;
  • współpracę z archiwum zakładowym w zakresie archiwizacji zawartości składu chronologicznego;
  • współpracę przy tworzeniu i prowadzeniu rejestrów dokumentów w ramach systemu EZD.

 Do Twoich głównych zadań będzie należeć:

  • przyjmowanie korespondencji papierowej i elektronicznej, skanowanie, rejestracja, opisywanie oraz przekazywanie pism przychodzących w systemie EZD;
  • ewidencjonowanie przesyłek kurierskich i pocztowych oraz ich rozliczanie z podziałem na poszczególne komórki organizacyjne;
  • rejestracja w systemie EZD przesyłek wychodzących;
  • prowadzenie składów chronologicznych: wypożyczenie, wycofywanie dokumentów ze składów chronologicznych, porządkowanie składów oraz przekazywanie ich do archiwum zakładowego;
  • bieżąca współpraca z administratorami EZD w zakresie właściwej implementacji w EZD JRWA i procesów kancelaryjnych wynikających z obowiązującej instrukcji kancelaryjnej;
  • bieżący nadzór nad przestrzeganiem instrukcji kancelaryjnej i wykonywaniem czynności kancelaryjnych, w szczególności w zakresie doboru klas z JRWA oraz właściwego zakładania i prowadzenia spraw;
  • udział w opracowywaniu wewnętrznych regulacji związanych z archiwizacją dokumentacji;
  • udział w tworzeniu dokumentacji wynikającej z przepisów kancelaryjnych w zakresie zarządzania dokumentacją metodą tradycyjną i elektroniczną;
  • inicjowanie i koordynowanie prac związanych z aktualizacją instrukcji kancelaryjnej i JRWA;
  • informowanie przełożonego o istotnych nieprawidłowościach i problemach związanych z wykonywaniem czynności kancelaryjnych i dokumentowaniem przebiegu załatwiania spraw;
  • zapewnienie wyposażenia Kancelarii w materiały pocztowe i artykuły biurowe;
  • prowadzenie rejestrów Centrum;
  • realizacja bieżących zadań zespołu.

Oczekujemy od Ciebie:

  • wykształcenia minimum średniego, mile widziane wyższe;
  • minimum rocznego doświadczenia w pracy na podobnym stanowisku (np. punkt kancelaryjny, sekretariat);
  • teoretycznej i praktycznej znajomości zasad prowadzenia dziennika korespondencji przychodzącej i wychodzącej;
  • bardzo dobrej umiejętności obsługi pakietu MS Office i urządzeń biurowych;
  • kreatywności i pozytywnego nastawienia;
  • łatwości w nawiązywaniu i podtrzymywaniu kontaktów;
  • umiejętności pracy w zespole;
  • obowiązkowości, umiejętności organizacji pracy własnej;
  • uczciwości, samodzielności, odpowiedzialności, asertywności.

Atutem będzie:

  • doświadczenie w pracy z systemem elektronicznego zarządzania korespondencją EZD;
  • znajomość zasad kancelaryjnych oraz archiwalnych;
  • swobodne poruszanie się w systemach teleinformatycznych.

Oferujemy:

  • stabilne zatrudnienie w ramach umowy o pracę (pełny etat);
  • wynagrodzenie: stałe miesięczne uzależnione od posiadanego doświadczenia oraz premia kwartalna;
  • nagrody za wybitne osiągnięcia;
  • możliwość skorzystania z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych;
  • urokliwa lokalizacja biura – pracujemy w kamienicy artystycznej przy ul. Foksal.

Aplikacje zawierające CV oraz list motywacyjny prosimy nadsyłać do 15 września 2023 r. na adres: rekrutacjada@centrumjp2.pl z dopiskiem „administracja”. Z osobami wybranymi do dalszych etapów rekrutacji, skontaktujemy się do 30 września 2023 r.

Prosimy o umieszczenie klauzuli Wyrażam zgodę na przetwarzanie przez Centrum Myśli Jana Pawła II z siedzibą w Warszawie moich danych osobowych podanych w dokumentach rekrutacyjnych (np. CV, list motywacyjny) oraz zebranych podczas ewentualnej rozmowy kwalifikacyjnej do celów rekrutacji w obecnym procesie rekrutacyjnym. Mogę wycofać zgodę w każdym momencie poprzez adres mailowy: iod@centrumjp2.pl. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania przed wycofaniem zgody.

Opublikowano 29.08.2023

ZOBACZ RÓWNIEŻ

Przed nami kolejne wydarzenia w ramach Festiwalu Nowe Epifanie, czyli spektakle teatralne, koncerty i pokazy filmowe. Rozpoczynamy także cykl wydarzeń: „Samotność – wolność czy więzienie?”
Czy jesteśmy gotowi wysłuchać, zamiast udzielać rad? Towarzyszyć naszym bliskim, zamiast uciekać przed ich problemami? Czy potrafimy współodczuwać, zamiast się poświęcać?
Poszukujemy nowych chórzystów! Dołącz do nas, aby wspólnie przeżyć wielką, muzyczną przygodę
Cierpienie przychodzi często z zaskoczenia i mierzenie się z nim we własnym życiu jest doświadczeniem granicznym. Zapraszamy do lektury nowego artykułu na portalu JP2online

Klikając „Zgadzam się” udzielasz zgody na przetwarzanie Twoich danych osobowych dotyczących Twojej aktywności na naszej witrynie w celach analitycznych, zapewnienia prawidłowego działania funkcjonalności z serwisów społecznościowych oraz serwerów treści. Szczegółowy opis celów i zakresu przetwarzanych danych znajdziesz tutaj.