Logo Centrum Myśli Jana Pawła II

Specjalista/Specjalistka ds. obsługi kancelaryjnej

Zdjęcie biurka, na nim notes, ołówek, długopis, klawiatura laptopa, telefon i kubek z kawą.

Centrum Myśli Jana Pawła II to warszawska instytucja kultury, której zadaniem jest stawianie pytań o kondycję etyczną człowieka w odniesieniu do uniwersalnych wartości: dobra, prawdy
i piękna, a także wolności, solidarności i dialogu.

Centrum działa w obszarze kultury, nauki, edukacji oraz budowania zaangażowanego i odpowiedzialnego społeczeństwa. W działaniach programowych Centrum Myśli Jana Pawła II korzysta z intelektualnego, duchowego i kulturowego dziedzictwa Karola Wojtyły – Jana Pawła II, wskazując na jego uniwersalny wymiar. Od 2005 roku Centrum Myśli Jana Pawła II jest operatorem stypendiów m.st. Warszawy im. Jana Pawła II dla uczniów i studentów, organizatorem projektów takich, jak Festiwal Nowe Epifanie, Miasto Dialogu oraz inicjatorem i właścicielem multimedialnego portalu JP2online.pl stanowiącego pierwsze, kompleksowe źródło wiedzy o papieżu w Polsce i na świecie.

W związku z wdrażaniem w naszej instytucji Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją (EZD) do Działu Administracji poszukujemy osoby na stanowisko: Specjalisty/Specjalistki ds. obsługi kancelaryjnej, która będzie odpowiedzialna za:

  • udział we wdrażaniu systemu EZD w Centrum, w tym tworzenie szablonów dokumentów;
  • bieżącą obsługę kancelarii, w tym w systemie EZD;
  • obsługę wyposażenia kancelaryjnego (urządzenie wielofunkcyjne, drukarka i skaner kodów kreskowych, komputer);
  • udzielanie wsparcia merytorycznego użytkownikom systemu;
  • obsługę elektronicznej skrzynki podawczej ePUAP (w przyszłości e-Doręczenia);
  • przygotowywanie do wysyłki i nadawanie korespondencji wychodzącej w formie papierowej;
  • obsługę składu chronologicznego, w tym wprowadzanie dokumentów do składu, wypożyczanie dokumentów;
  • generowanie raportów z systemu EZD zgodnie z zapotrzebowaniem przełożonych;
  • współpracę z archiwum zakładowym w zakresie archiwizacji zawartości składu chronologicznego;
  • współpracę przy tworzeniu i prowadzeniu rejestrów dokumentów w ramach systemu EZD.

 Do Twoich głównych zadań będzie należeć:

  • przyjmowanie korespondencji papierowej i elektronicznej, skanowanie, rejestracja, opisywanie oraz przekazywanie pism przychodzących w systemie EZD;
  • ewidencjonowanie przesyłek kurierskich i pocztowych oraz ich rozliczanie z podziałem na poszczególne komórki organizacyjne;
  • rejestracja w systemie EZD przesyłek wychodzących;
  • prowadzenie składów chronologicznych: wypożyczenie, wycofywanie dokumentów ze składów chronologicznych, porządkowanie składów oraz przekazywanie ich do archiwum zakładowego;
  • bieżąca współpraca z administratorami EZD w zakresie właściwej implementacji w EZD JRWA i procesów kancelaryjnych wynikających z obowiązującej instrukcji kancelaryjnej;
  • bieżący nadzór nad przestrzeganiem instrukcji kancelaryjnej i wykonywaniem czynności kancelaryjnych, w szczególności w zakresie doboru klas z JRWA oraz właściwego zakładania i prowadzenia spraw;
  • udział w opracowywaniu wewnętrznych regulacji związanych z archiwizacją dokumentacji;
  • udział w tworzeniu dokumentacji wynikającej z przepisów kancelaryjnych w zakresie zarządzania dokumentacją metodą tradycyjną i elektroniczną;
  • inicjowanie i koordynowanie prac związanych z aktualizacją instrukcji kancelaryjnej i JRWA;
  • informowanie przełożonego o istotnych nieprawidłowościach i problemach związanych z wykonywaniem czynności kancelaryjnych i dokumentowaniem przebiegu załatwiania spraw;
  • zapewnienie wyposażenia Kancelarii w materiały pocztowe i artykuły biurowe;
  • prowadzenie rejestrów Centrum;
  • realizacja bieżących zadań zespołu.

Oczekujemy od Ciebie:

  • wykształcenia minimum średniego, mile widziane wyższe;
  • minimum rocznego doświadczenia w pracy na podobnym stanowisku (np. punkt kancelaryjny, sekretariat);
  • teoretycznej i praktycznej znajomości zasad prowadzenia dziennika korespondencji przychodzącej i wychodzącej;
  • bardzo dobrej umiejętności obsługi pakietu MS Office i urządzeń biurowych;
  • kreatywności i pozytywnego nastawienia;
  • łatwości w nawiązywaniu i podtrzymywaniu kontaktów;
  • umiejętności pracy w zespole;
  • obowiązkowości, umiejętności organizacji pracy własnej;
  • uczciwości, samodzielności, odpowiedzialności, asertywności.

Atutem będzie:

  • doświadczenie w pracy z systemem elektronicznego zarządzania korespondencją EZD;
  • znajomość zasad kancelaryjnych oraz archiwalnych;
  • swobodne poruszanie się w systemach teleinformatycznych.

Oferujemy:

  • stabilne zatrudnienie w ramach umowy o pracę (pełny etat);
  • wynagrodzenie: stałe miesięczne uzależnione od posiadanego doświadczenia oraz premia kwartalna;
  • nagrody za wybitne osiągnięcia;
  • możliwość skorzystania z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych;
  • urokliwa lokalizacja biura – pracujemy w kamienicy artystycznej przy ul. Foksal.

Aplikacje zawierające CV oraz list motywacyjny prosimy nadsyłać do 15 września 2023 r. na adres: rekrutacjada@centrumjp2.pl z dopiskiem „administracja”. Z osobami wybranymi do dalszych etapów rekrutacji, skontaktujemy się do 30 września 2023 r.

Prosimy o umieszczenie klauzuli Wyrażam zgodę na przetwarzanie przez Centrum Myśli Jana Pawła II z siedzibą w Warszawie moich danych osobowych podanych w dokumentach rekrutacyjnych (np. CV, list motywacyjny) oraz zebranych podczas ewentualnej rozmowy kwalifikacyjnej do celów rekrutacji w obecnym procesie rekrutacyjnym. Mogę wycofać zgodę w każdym momencie poprzez adres mailowy: iod@centrumjp2.pl. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania przed wycofaniem zgody.

Opublikowano 29.08.2023

ZOBACZ RÓWNIEŻ

Już 10 lipca rusza III edycja Letniego Przeglądu Filmowego Pod Wspólnym Niebem, który potrwa do 4 września.
Oddajemy w Wasze ręce pierwszy numer magazynu „Myśl w Centrum”, nowego pisma społeczno-kulturalnego.
Premiera magazynu „Myśl w Centrum”, oraz ostatnia debata i warsztaty projektu „Porozmawiajmy o człowieku” pt. „Nagość – piękno czy wstyd?”. Zobaczcie czerwcowy program Centrum.
Jak uczyć się słuchać aktywnie? Co może nam w tym przeszkodzić? Na te i inne pytania odpowiada Witek Janowski.

Klikając „Zgadzam się” udzielasz zgody na przetwarzanie Twoich danych osobowych dotyczących Twojej aktywności na naszej witrynie w celach analitycznych, zapewnienia prawidłowego działania funkcjonalności z serwisów społecznościowych oraz serwerów treści. Szczegółowy opis celów i zakresu przetwarzanych danych znajdziesz tutaj.