Kierownik Działu Administracji

Opis stanowiska

Osoba zatrudniona na stanowisku Kierownika Działu Administracji będzie kierowała 5 – osobowym zespołem. Szukamy osoby z wykształceniem wyższym, preferowane kierunki: prawo, administracja, zarządzanie i pokrewne, z  minimum rocznym doświadczeniem zawodowym na stanowisku kierowniczym, w tym minimum 3-letnim doświadczeniem zawodowym w administracji (najchętniej w instytucji kultury) Kierownik Działu Administracji będzie sprawował czynny nadzór nad zarządzaniem biurem, obiegiem dokumentów oraz  archiwum zakładowym. Do jego obowiązków będzie należało kontrolowanie kosztów związanych z obsługą biura oraz zarządzaniem majątkiem Instytucji.

Zadania:

  • Nadzór nad obsługą administracyjną biura
  • Kierowanie działem administracji: planowanie, organizowanie, monitorowanie i ocena pracy działu oraz zarządzanie zespołem, motywowanie i dbanie o rozwój podległych pracowników.
  • Opracowywanie planów finansowych w części dotyczącej kosztów funkcjonowania biura Centrum oraz nadzór nad wydatkami.
  • Udział w tworzeniu procedur, regulaminów, instrukcji, umów i zarządzeń i konsultowanie dokumentów z Radcą Prawnym
  • Zamówienia publiczne
  • Zamawianie sprzętu, mebli i wyposażenia biura oraz prowadzenie ewidencji majątku instytucji – Symfonia Środki Trwałe
  • Nadzór nad archiwum zakładowym
  • Uzyskiwanie pozwoleń na zajęcie terenu pod tymczasowe wystawy na terenie m. st. Warszawy,
  • Przygotowywanie pism urzędowych
  • Składanie wniosków dot. uzyskania pozwoleń na remont biura od Zarządcy Budynku, Wojewódzkiego Mazowieckiego Konserwatora Zabytków oraz Wydziału Architektury
  • Redakcja BIP
  • Przygotowywanie zestawień, analiz, sprawozdań, w tym Kontrola Zarządcza i Rejestr Ryzyka
  • Nadzór nad sprzedażą książek oraz biletów na wydarzenia
  • Nadzór nad pracami remontowymi i ekipa sprzątającą

Wymagania

  • Doświadczenie w pracy na stanowisku kierowniczym minimum 1 rok, doświadczenie zawodowe w administracji min. 3 lata (najchętniej w instytucji kultury)
  • Znajomość zagadnień prawnych oraz przepisów dotyczących działalności instytucji kultury, zamówień publicznych, ustawy o finansach publicznych, ustawy o ochronie danych osobowych.
  • Znajomość zagadnień księgowych, przeprowadzania inwentaryzacji, ewidencji środków trwałych.
  • Praktyczna znajomość obsługi komputera i pakietu MS Office (szczególnie Word, Excel)
  • Wykształcenie wyższe preferowane kierunki: prawo, administracja, zarządzanie i kierunki pokrewne
  • Systematyczność i umiejętności procesowego myślenia
  • Samodzielność i doskonałe umiejętności organizacyjne pracy własnej i zespołu
  • Dokładność, skrupulatność, zaangażowanie i proaktywność w podejściu do obowiązków zawodowych
  • Systematyczność i terminowość, umiejętność pracy pod presją czasu;
  • Wysoka kultura osobista

Mile widziane

  • Znajomość:
  • Ustawy o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej
  • Ustawy o finansach publicznych
  • Ustawy o rachunkowości
  • Znajomość języka angielskiego w stopniu komunikatywnym
  • Umiejętność czytania dokumentacji technicznej

Oferujemy

  • Umowę o pracę, pełny etat
  • Rodzinną atmosferę, zaangażowany w pracę zespół
  • Premie kwartalne uznaniowe
  • Szkolenia wewnętrzne i zewnętrzne
  • Możliwość rozwoju

 

Osoby zainteresowane prosimy o przesyłanie aktualnego CV oraz listu motywacyjnego (zawierającego informację o oczekiwaniach finansowych brutto oraz datę możliwości rozpoczęcia pracy) na adres rekrutacjada@centrumjp2.pl do dnia 14.07.2021. W tytule maila prosimy wpisać: „Kierownik Działu Administracji”.

Centrum Myśli Jana Pawła II zastrzega sobie prawo do kontaktu z tylko wybranymi kandydatami.

W związku z przetwarzaniem Pani/Pana danych osobowych do celów rekrutacji, prosimy o umieszczenie następujących klauzul zgody w dokumentach rekrutacyjnych:

„Wyrażam zgodę na przetwarzanie przez Centrum Myśli Jana Pawła II z siedzibą w Warszawie moich danych osobowych podanych w dokumentach rekrutacyjnych (np. CV, list motywacyjny) oraz zebranych podczas ewentualnej rozmowy kwalifikacyjnej do celów rekrutacji w obecnym procesie rekrutacyjnym. Mogę wycofać zgodę w każdym momencie poprzez adres mailowy: iod@centrumjp2.pl. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania przed wycofaniem zgody”.

Aplikując na wolne stanowiska pracy w Centrum Myśli Jana Pawła II zgadza się Pan/Pani na przetwarzanie przez Centrum Myśli Jana Pawła II z siedzibą w Warszawie Pana/Pani danych osobowych zawartych w zgłoszeniu rekrutacyjnym w celu prowadzenia rekrutacji na stanowisko wskazane w ogłoszeniu. Centrum Myśli Jana Pawła II jest administratorem Pani/Pana danych osobowych.

 

Dodano: