Opis stanowiska
Osoba zatrudniona na stanowisku Kierownika Działu Administracji będzie kierowała 5 – osobowym zespołem. Szukamy osoby z wykształceniem wyższym, preferowane kierunki: prawo, administracja, zarządzanie i pokrewne, z minimum rocznym doświadczeniem zawodowym na stanowisku kierowniczym, w tym minimum 3-letnim doświadczeniem zawodowym w administracji (najchętniej w instytucji kultury) Kierownik Działu Administracji będzie sprawował czynny nadzór nad zarządzaniem biurem, obiegiem dokumentów oraz archiwum zakładowym. Do jego obowiązków będzie należało kontrolowanie kosztów związanych z obsługą biura oraz zarządzaniem majątkiem Instytucji.
Zadania:
- Nadzór nad obsługą administracyjną biura
- Kierowanie działem administracji: planowanie, organizowanie, monitorowanie i ocena pracy działu oraz zarządzanie zespołem, motywowanie i dbanie o rozwój podległych pracowników.
- Opracowywanie planów finansowych w części dotyczącej kosztów funkcjonowania biura Centrum oraz nadzór nad wydatkami.
- Udział w tworzeniu procedur, regulaminów, instrukcji, umów i zarządzeń i konsultowanie dokumentów z Radcą Prawnym
- Zamówienia publiczne
- Zamawianie sprzętu, mebli i wyposażenia biura oraz prowadzenie ewidencji majątku instytucji – Symfonia Środki Trwałe
- Nadzór nad archiwum zakładowym
- Uzyskiwanie pozwoleń na zajęcie terenu pod tymczasowe wystawy na terenie m. st. Warszawy,
- Przygotowywanie pism urzędowych
- Składanie wniosków dot. uzyskania pozwoleń na remont biura od Zarządcy Budynku, Wojewódzkiego Mazowieckiego Konserwatora Zabytków oraz Wydziału Architektury
- Redakcja BIP
- Przygotowywanie zestawień, analiz, sprawozdań, w tym Kontrola Zarządcza i Rejestr Ryzyka
- Nadzór nad sprzedażą książek oraz biletów na wydarzenia
- Nadzór nad pracami remontowymi i ekipa sprzątającą
Wymagania
- Doświadczenie w pracy na stanowisku kierowniczym minimum 1 rok, doświadczenie zawodowe w administracji min. 3 lata (najchętniej w instytucji kultury)
- Znajomość zagadnień prawnych oraz przepisów dotyczących działalności instytucji kultury, zamówień publicznych, ustawy o finansach publicznych, ustawy o ochronie danych osobowych.
- Znajomość zagadnień księgowych, przeprowadzania inwentaryzacji, ewidencji środków trwałych.
- Praktyczna znajomość obsługi komputera i pakietu MS Office (szczególnie Word, Excel)
- Wykształcenie wyższe preferowane kierunki: prawo, administracja, zarządzanie i kierunki pokrewne
- Systematyczność i umiejętności procesowego myślenia
- Samodzielność i doskonałe umiejętności organizacyjne pracy własnej i zespołu
- Dokładność, skrupulatność, zaangażowanie i proaktywność w podejściu do obowiązków zawodowych
- Systematyczność i terminowość, umiejętność pracy pod presją czasu;
- Wysoka kultura osobista
Mile widziane
- Znajomość:
- Ustawy o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej
- Ustawy o finansach publicznych
- Ustawy o rachunkowości
- Znajomość języka angielskiego w stopniu komunikatywnym
- Umiejętność czytania dokumentacji technicznej
Oferujemy
- Umowę o pracę, pełny etat
- Rodzinną atmosferę, zaangażowany w pracę zespół
- Premie kwartalne uznaniowe
- Szkolenia wewnętrzne i zewnętrzne
- Możliwość rozwoju
Osoby zainteresowane prosimy o przesyłanie aktualnego CV oraz listu motywacyjnego (zawierającego informację o oczekiwaniach finansowych brutto oraz datę możliwości rozpoczęcia pracy) na adres rekrutacjada@centrumjp2.pl do dnia 14.07.2021. W tytule maila prosimy wpisać: „Kierownik Działu Administracji”.
Centrum Myśli Jana Pawła II zastrzega sobie prawo do kontaktu z tylko wybranymi kandydatami.
W związku z przetwarzaniem Pani/Pana danych osobowych do celów rekrutacji, prosimy o umieszczenie następujących klauzul zgody w dokumentach rekrutacyjnych:
„Wyrażam zgodę na przetwarzanie przez Centrum Myśli Jana Pawła II z siedzibą w Warszawie moich danych osobowych podanych w dokumentach rekrutacyjnych (np. CV, list motywacyjny) oraz zebranych podczas ewentualnej rozmowy kwalifikacyjnej do celów rekrutacji w obecnym procesie rekrutacyjnym. Mogę wycofać zgodę w każdym momencie poprzez adres mailowy: iod@centrumjp2.pl. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania przed wycofaniem zgody”.
Aplikując na wolne stanowiska pracy w Centrum Myśli Jana Pawła II zgadza się Pan/Pani na przetwarzanie przez Centrum Myśli Jana Pawła II z siedzibą w Warszawie Pana/Pani danych osobowych zawartych w zgłoszeniu rekrutacyjnym w celu prowadzenia rekrutacji na stanowisko wskazane w ogłoszeniu. Centrum Myśli Jana Pawła II jest administratorem Pani/Pana danych osobowych.
